15 minuten handmatig opzoekwerk per nieuwe klant
Fiscaal Digitaal is een modern accountantskantoor in Utrecht dat meer dan 200 nieuwe klanten per maand verwerkt. Van zzp'ers tot middelgrote BV's -- elk nieuw dossier begint met het verzamelen van bedrijfsgegevens. En dat was precies waar het probleem zat.
Het onboarden van een nieuwe klant kostte gemiddeld 15 minuten aan handmatig opzoekwerk. Een medewerker moest het KVK-nummer opzoeken op de website van de Kamer van Koophandel, de bedrijfsgegevens overtypen in het klantsysteem, het BTW-nummer achterhalen en valideren, en controleren of de gegevens overeenkwamen met wat de klant zelf had opgegeven.
Dit proces was niet alleen tijdrovend, het was ook foutgevoelig. Typefouten in bedrijfsnamen, verkeerde postcodes, ongeldige BTW-nummers -- het gebeurde regelmatig. En in de accountancy wereld hebben verkeerde bedrijfsgegevens directe financiele gevolgen. Een verkeerd BTW-nummer op een aangifte kan leiden tot boetes en naheffingen.
Met meer dan 200 nieuwe klanten per maand betekende dit dat het team ruim 50 uur per maand besteedde aan het handmatig invoeren en controleren van bedrijfsgegevens. Tijd die veel beter besteed kon worden aan het daadwerkelijke accountancy werk.
Automatische intake met de KVKBase Widget
Fiscaal Digitaal integreerde de KVKBase Widget in hun online intake formulier. Wanneer een nieuwe klant het onboarding formulier invult, hoeft deze alleen het KVK-nummer in te voeren. De widget haalt vervolgens automatisch alle bedrijfsgegevens op: bedrijfsnaam, vestigingsadres, rechtsvorm, SBI-codes en BTW-nummer.
Het BTW-nummer wordt direct gevalideerd tegen de VIES database, waardoor het kantoor zeker weet dat het nummer correct en actief is. De klant ziet de ingevulde gegevens en kan deze bevestigen met een klik. Het hele proces duurt nu 30 seconden in plaats van 15 minuten.
<!-- Online intake formulier -->
<form id="klant-intake">
<label>KVK-nummer</label>
<input type="text" id="kvk-nummer"
placeholder="Voer uw KVK-nummer in" />
<!-- Automatisch ingevuld door KVKBase -->
<label>Bedrijfsnaam</label>
<input type="text" id="bedrijfsnaam" readonly />
<label>BTW-nummer</label>
<input type="text" id="btw-nummer" readonly />
<label>Vestigingsadres</label>
<input type="text" id="adres" readonly />
</form>
<script src="https://widget.kvkbase.nl/embed.js"
data-field-kvk="#kvk-nummer"
data-field-name="#bedrijfsnaam"
data-field-vat="#btw-nummer"
data-field-address="#adres">
</script>De gevalideerde gegevens worden vervolgens automatisch doorgesluisd naar Exact Online en Twinfield, de boekhoudpakketten die Fiscaal Digitaal gebruikt. Er is geen handmatige tussenkomst meer nodig. De medewerker ontvangt een compleet en gevalideerd klantdossier dat direct klaar is voor gebruik.
Het implementeren van de widget in het bestaande intake formulier kostte minder dan een dag. Er was geen complexe API integratie nodig, geen backend aanpassingen -- alleen het toevoegen van een enkel script aan het HTML formulier. De widget past zich automatisch aan het thema van de website aan, zodat het naadloos integreert in het bestaande ontwerp.
Het onboarding proces getransformeerd
Voorheen
- 15 minuten handmatig opzoekwerk per klant
- KVK website bezoeken en gegevens overtypen
- BTW-nummer handmatig opzoeken en valideren
- Regelmatig fouten in bedrijfsgegevens
- 50+ uur per maand aan administratieve handelingen
- Foute BTW-nummers leidden tot correcties achteraf
Nu met KVKBase
- 30 seconden per klant onboarding
- Klant voert zelf KVK-nummer in
- BTW-nummer automatisch gevalideerd via VIES
- Nul fouten door directe data uit bron
- Team focust op accountancy, niet op data invoer
- Gegevens direct doorgesluisd naar Exact Online
Van administratieve last naar gestroomlijnde intake
De impact op de dagelijkse operatie van Fiscaal Digitaal was enorm. Het onboarding proces dat voorheen 15 minuten duurde, is teruggebracht tot 30 seconden. Dit is geen marginale verbetering -- het is een fundamentele verandering in hoe het kantoor werkt.
De grootste winst zit in de betrouwbaarheid van de data. Sinds de implementatie van KVKBase heeft het kantoor nul foute BTW-nummers verwerkt. Elk BTW-nummer wordt direct gevalideerd via de VIES database, waardoor het onmogelijk is om een ongeldig nummer in het systeem te krijgen. Dit elimineert het risico op naheffingen en boetes volledig.
Met meer dan 200 klanten die maandelijks worden verwerkt, bespaart het kantoor nu tientallen uren per maand. Die tijd wordt besteed aan wat accountants het beste doen: financieel advies geven en aangiftes verzorgen, in plaats van gegevens overtypen.
Het volledige intake proces is teruggebracht van 15 minuten handmatig werk naar 30 seconden. De klant voert het KVK-nummer in en de rest wordt automatisch afgehandeld.
Elk BTW-nummer wordt automatisch gevalideerd tegen de VIES database. Ongeldige of inactieve nummers worden direct gedetecteerd, waardoor fouten in aangiftes worden voorkomen.
Het kantoor verwerkt meer dan 200 nieuwe klanten per maand met het geautomatiseerde intake proces. De schaalbaarheid is enorm verbeterd zonder extra personeel.
"Onze medewerkers hoeven niet meer handmatig te zoeken. Het intake formulier doet alles automatisch."
Tijd besparen op klant onboarding?
Automatiseer je intake formulier met de KVKBase Widget. Implementatie in minder dan een dag, resultaat direct zichtbaar.