Wat is het Handelsregister?

Wat het register is

Het Handelsregister is geen database die de KVK uit interesse bijhoudt, het is een wettelijke voorziening. De Handelsregisterwet verplicht elke onderneming en elke rechtspersoon zich in te schrijven en wijzigingen door te geven. In ruil daarvoor is het register de officiële bron voor de vraag “bestaat dit bedrijf en wie is het”.

Dat geeft het register een eigenschap die geen enkele commerciële bedrijvendatabase heeft: derdenbescherming. Wat er in het register staat, mag je in het handelsverkeer als juist aannemen, ook als het intussen achterhaald is, zolang de wijziging niet is ingeschreven. Dat is de reden dat een KVK-controle in KYC- en onboardingprocessen zwaarder weegt dan een naamcontrole in een scraped dataset.

Wat er in staat

Per inschrijving houdt het register onder meer bij:

Wat er niet in staat is minstens zo belangrijk. Geen omzet, geen winst, geen kredietscore, geen contactpersoon met e-mailadres. Bestuurders en gevolmachtigden staan er wel in, maar hun woonadressen zijn sinds 2022 afgeschermd. Wie een lead met een telefoonnummer en een beslisser wil, heeft een andere bron nodig dan het Handelsregister.

Er is nog een aanname die vaak fout gaat: het register zegt niets over de omvang of de betrouwbaarheid van een bedrijf. Een inschrijving van gisteren en een inschrijving uit 1912 zien er in de data identiek uit, op registrationDate na. Wie leeftijd of personeelsomvang als risicosignaal wil gebruiken, kan registrationDate en employees daarvoor inzetten, maar employees is enrich-only en lang niet voor elke inschrijving gevuld.

Het btw-nummer staat er ook niet in. Dat wordt door de Belastingdienst uitgegeven en moet je apart valideren, zie btw-nummer afleiden uit een KVK-nummer.

Hoe je het bevraagt

Er zijn drie routes, en ze passen bij verschillende volumes.

Handmatig via kvk.nl. Prima voor incidenteel opzoeken. Een gewaarmerkt uittreksel kost geld per stuk en is de enige route als je een document met juridische waarde nodig hebt.

De KVK-API’s zelf. Officieel, met een aparte overeenkomst en een eigen abonnementsstructuur. De basisprofiel-, naamgeving- en vestigingsprofiel-eindpunten zijn gescheiden, dus een compleet beeld kost meerdere calls.

Een API die dat werk samenvoegt. Wat wij doen: één call die de open dataset en de KVK-profielen combineert tot één response, met VIES-validatie op het btw-nummer erbij.

curl "https://api.kvkbase.nl/v1/lookup/68750110?enrich=true" \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"

Het source-veld in de response vertelt je waar de gegevens vandaan komen, zodat je in je eigen logging kunt zien of een antwoord uit de open dataset of uit een verrijkt profiel kwam. De afweging tussen de officiële route en een tussenlaag staat uitgewerkt in de vergelijking van KVK API-opties.

De vertraging waar iedereen op stuit

Het register is actueel, maar niet realtime, en dat is een ander soort actueel dan ontwikkelaars verwachten.

Een bedrijf dat vandaag failliet gaat, staat morgen in de insolventieregisters en kort daarna in het Handelsregister. Een bestuurder die vorige maand aftrad, verschijnt pas in het register wanneer de wijziging is doorgegeven, en die termijn is een week maar wordt in de praktijk overschreden. Daar bovenop komt onze cache van 24 uur voor actieve bedrijven.

Er is ook geen pushmechanisme in het register zelf: niemand vertelt je dat een klant van naam is veranderd. Wil je wijzigingen volgen, dan is dat een periodieke hercontrole van je eigen bestand, bijvoorbeeld maandelijks via POST /v1/lookup/batch. Hoe je dat opzet zonder je quotum op te branden staat in company status monitoring.

Voor onboarding, facturatie en CRM-verrijking is dat volledig acceptabel. Voor het moment waarop je geld uitbetaalt aan een partij die failliet zou kunnen zijn, is het dat niet. In dat geval controleer je vlak voor de betaling opnieuw en accepteer je dat het register zelf ook achterloopt. Een registercheck is een sterk signaal, geen garantie op dat exacte moment.

Praktisch beginpunt

Wil je weten of een bedrijf bestaat en actief is, dan is één lookup genoeg. Wil je begrijpen wat de gegevens betekenen die je terugkrijgt, begin dan bij het KVK-nummer en de rechtsvormen. Die twee bepalen samen wat de rest van de velden waard is.